På grunn av et enormt utvalg av tilgjengelige kommunikasjonsverktøy og muligheter for å kommunisere med kunder, har det blitt svært vanskelig å etterleve kravene i MiFID II og Dodd-Frank-direktivet. guardREC® Teams Compliance forenkler compliance recording, og gir compliance-offiserer full kontroll ved hjelp av ett enkelt opptakssystem.
Last ned infografikk: Simplify Compliance Recording
I henhold til MiFID II, samt det amerikanske direktive Dodd-Frank Act, er verdipapirforetak pålagt å gjøre opptak av all kommunikasjon med klienter og investorer som kan lede til en handel eller transaksjon.
Oppgaven med å gjøre opptak av all kommunikasjon på tvers av forskjellige løsninger og enheter er ofte svært komplisert, og for mange kan det være utfordrende å sikre etterlevelse av kravene.
Compliance-offiserer i finansbransjen må kontinuerlig overvåke et komplisert oppsett av ulike kanaler, inkludert tale, tekst, video og skjermdeling. Uten muligheten til å samle alle kanaler i ett enkelt system, og med nye kanaler som dukker opp jevnlig, er det lett å miste kontrollen over viktige data.
Dagens kompliserte oppsett
Frem til nå har verdipapirforetak kun hatt ett gjennomførbart alternativ for å møte kravene til opptak i MiFID II:
Et komplisert oppsett av flere enhetlige kommunikasjonssystemer, mobilnettoperatører og opptakssystemer.
Utfordringen er at selv et slikt oppsett har en rekke begrensninger som gjør det vanskelig å møte kravene til opptak:
- Opptak fungerer ikke når man jobber eksternt – men kun når meglerne sitter foran skrivebordet sitt på kontoret.
- Opptak av tale på mobilen fungerer ikke når man bruker roaming eller er på forretningsreise.
- Opptak fungerer ikke på alle enheter og applikasjoner – kun på fasttelefoner eller ved bruk av et “softphone”-system.
For selskaper som opererer på internasjonal basis er det også en utfordring at avdelinger i ulike land ofte bruker ulike telefonsystemer, -tjenester og -operatører, med data som lagres i lukkede siloer uten mulighet for å dele informasjon mellom dem.
Andre ulemper med et komplisert oppsett av flere kommunikasjonsverktøy og systemer er:
- Dyrt oppsett
- Høye vedlikeholdskostnader
- Risiko for at opptak feiler
- Risiko for compliance-brudd
- Du bruker betydelige mengder tid på å få tilgang til, hente og rekonstruere kundedialog på tvers av flere systemer.
Samle kommunikasjonen din i Microsoft Teams
Første steg mot bedre etterlevelse av MiFID II er å strømlinjeforme selskapets kommunikasjonskanaler, samt å samle så mye som mulig av dialogen i ett enkelt kommunikasjonsverktøy.
Vi anbefaler å utnytte de mange alternativene som tilgjengeliggjøres gjennom Microsoft Teams. I løpet av den pågående pandemien har Teams først og fremst etablert seg som det foretrukne alternativet til fysiske møter, men løsningen kan fungere som langt mer enn bare en plattform for å holde nettmøter.
Med alternativer for kommunikasjon gjennom lyd, video og tekst, samt skjermdeling og telefontjenester, gir Teams deg muligheten til å kvitte deg med flere av dine andre kommunikasjonssystemer.
Gjør compliance recording enklere
Selv om det å samle kommunikasjonen din i ett system er et godt første steg, ligger den virkelige utfordringen i å sikre etterlevelse av kravene til opptak. Det er vår løsning, guardREC® Teams Compliance Recording, kommer til sin rett.
guardREC® Teams Compliance Recording er en kraftig “software-as-a-service”-løsning for Microsoft Teams-opptak, som gjør det mulig å opprettholde kravene i MiFID II og Dodd-Frank på en enkel og kostnadseffektiv måte.
Det beste med GuardRECs Microsoft Teams-løsning er at den gir deg muligheten til å bytte ut flere av kommunikasjonsverktøyene og opptaksløsningene som koster compliance - og IT-avdelingene dine betydelige mengder penger, tid og ressurser hvert år.
Med guardREC® Teams Compliance Recording kan du skifte ut ditt eksisterende oppsett med én enkelt opptaksløsning som muliggjør opptak av:
- Tale
- Chat og direktemeldinger
- Fildeling
- Video
- Skjermdeling
- Teams-til-Mobil
- Teams-til-fasttelefon
- Teams-til-Teams
- Teams-møter
- Teams Live Events
Last ned infografikk: Simplify Compliance Recording
Ta opp alt, hvor og når som helst
Med Teams Recording gjøres og lagres alle opptak i skyen. Dette gjør at du kan gjøre opptak av alt du trenger for å etterleve regelverket, hvor som helst og når som helst:
- Opptak fungerer når man jobber eksternt, f.eks. ved hjemmekontor
- Opptak fungerer når man bruker roaming eller er på forretningsreise.
- Opptak fungerer på tvers av alle enheter (f.eks. fasttelefon, mobiltelefon, PC, mobilapplikasjon og i nettleser)
Andre fordeler med GuardRECs Microsoft Team-løsning er:
- Kostnadseffektivt oppsett
- Lave vedlikeholdskostnader
- Sikrer etterlevelse av krav og regelverk
- Opptak gjøres av all kundedialog
- Betydelig reduksjon i tiden du bruker på å få tilgang til, hente og rekonstruere kundedialog
Aktiver opptak automatisk
Frem til nå har en av de største utfordringene med å etterleve MiFID II vært kompleksiteten knyttet til å aktivere opptaksverktøy. Avhengig av oppsettet ditt kan dette være en ressurskrevende prosess som involverer flere parter – fra selskapets IT-avdeling til nettleverandører og hosting-partnere.
For å forenkle denne prosessen har GuardREC utviklet en unik bot – en skalerbar, Azure-basert applikasjon som fungerer som et “Recording-as-a-Service”-alternativ for alle brukere. Denne boten benytter seg av Microsoft Teams-APIer for å hente ut lyd, video og chat, og mellomlagrer informasjonen i Azure Blog Storage frem til du henter dataene.
Dermed er det utrolig lett å komme i gang med Teams Recording.
Alt du behøver å gjøre er å aktivere en opptakspolicy, definere brukerne som skal tas opp og plotte inn et par enkle kommandoer under oppsettet av tjenesten. Etter dette er gjøres alle opptak på bakgrunn av din policy, trigger automatisk og fjerner behovet for at brukerne starter opptaket manuelt.
Og det er det hele! Alle samtaler i Teams vil nå bli tatt opp og tilgjengeliggjort i guardREC® Compliance. Det er rett og slett så enkelt.
Relatert innhold:
- Infografikk: Simplify Compliance Recording
- Datasheet: guardREC® Teams Compliance Recording
- Webinar: Teams Compliance Recording
- Lær mer om GuardREC's løsning for Teams compliance recording
